退屈な日常業務を学びの場に変えるファシリテーション技術
日々の業務に追われる中で、同じような会議や打ち合わせ、情報共有に退屈を感じることはないでしょうか。ルーチンワークに変化がなく、時間がただ過ぎていくように思える時、私たちは成長の機会を見失いがちです。しかし、こうした「退屈」に思える時間こそ、新たなスキルを習得し、自己を成長させる絶好の機会となり得ます。
この記事では、日常業務、特に会議やチームでのやり取りにおいて活用できる「ファシリテーション技術」に焦点を当てます。このスキルを身につけ、実践することで、退屈だった時間が主体的な学びと成長の場へと変わる具体的な方法をご紹介します。
なぜ日常業務にファシリテーションが必要なのか
ファシリテーションとは、会議や話し合いの場で、参加者全員がスムーズに意見を出し合い、議論を深め、合意形成や目標達成に向けて協力できるように支援する技術です。単に司会進行を務めることとは異なり、場の雰囲気を作り、多様な意見を引き出し、建設的な議論を促進する役割を担います。
日常業務におけるファシリテーションは、大掛かりなプロジェクト会議だけでなく、以下のような様々なシーンで役立ちます。
- 定例会議: 目的が曖昧になりがちな会議に活気を取り戻し、成果に繋げる
- チーム内の情報共有: 一方的な伝達に終わらず、相互理解を深める
- 課題解決の議論: 膠着した状況を打破し、多角的な視点から解決策を見出す
- 1対1のコミュニケーション: 部下や同僚との対話を通じて、気づきや成長を促す
これらのシーンに積極的に関与し、ファシリテーションの視点を持つことで、受け身だった時間が能動的な参加の場となり、自身の貢献度を高めるとともに、コミュニケーションスキルや問題解決能力といったビジネスパーソンとしての基礎力を飛躍的に向上させることができます。つまり、退屈な時間を、自身のスキルアップという具体的な成長機会に変えることができるのです。
日常業務で実践できるファシリテーションの基本技術
ファシリテーションは特別な才能ではなく、誰でも習得できる技術の集合体です。まずは、日常業務の中で意識的に取り組める基本的な要素から始めてみましょう。
1. 目的とゴールの明確化
会議や打ち合わせを始める前に、その目的と最終的に何を得たいのか（ゴール）を参加者全員で確認します。これが曖昧だと、議論が脱線したり、結局何も決まらずに終わったりして、退屈な時間を過ごすことになります。ファシリテーターは、この目的とゴールを明確にし、参加者と共有する役割を担います。
- 具体的な行動:
- 会議の冒頭で「今日の目的は〇〇を決定することです」「この話し合いのゴールは、〇〇の具体的な行動計画を作成することです」と宣言する。
- 議論が逸れそうになったら、「一度立ち止まって、今日の目的を思い出しましょう」と優しく軌道修正を促す。
2. 参加しやすい雰囲気作り
参加者が萎縮せず、自由に意見を述べられる安心できる場を作ることが重要です。特に、普段発言しない人の意見を引き出す工夫が必要です。
- 具体的な行動:
- アイスブレイクを取り入れる（軽い雑談や近況報告など）。
- 参加者全員に順番に一言ずつ話してもらう時間を作る（チェックイン）。
- 特定の人の意見だけでなく、「〇〇さんはいかがですか？」と個人に優しく問いかける。
- どんな意見も否定せず、まずは受け止める姿勢を示す。
3. 傾聴と承認
相手の話を注意深く聞き、理解しようと努める「傾聴」は、ファシリテーションの最も重要な要素の一つです。そして、発言された意見を頭ごなしに否定せず、まずは受け止め、価値を認める「承認」が、参加者の心理的安全性を高めます。
- 具体的な行動:
- 発言中は相槌を打ったり、うなずいたりして聞き手の姿勢を示す。
- 相手の発言を要約して、「つまり、〇〇ということですね」と確認する。
- 「〇〇さんの意見、大変参考になります」「その視点は気づきませんでした」など、具体的な言葉で感謝や評価を伝える。
4. 質問力
効果的な質問は、参加者の思考を深め、多様な視点を引き出し、議論を活性化させます。閉鎖的な「Yes/No」で答えられる質問だけでなく、開放的な質問（Why, What, Howなど）を投げかけることが重要です。
- 具体的な行動:
- 「なぜそのように考えたのですか？」
- 「他にはどのような選択肢が考えられますか？」
- 「もし〇〇だとしたら、どうなりますか？」
- 「この課題の根本原因は何だと思いますか？」
- 「次に取るべき具体的な行動は何でしょうか？」
5. 構造化と可視化
議論の全体像が見えにくくなると、参加者は混乱し、集中力を失いがちです。ファシリテーターは、議論のポイントや流れを整理し、必要に応じてホワイトボードや付箋、オンラインツールなどを活用して可視化します。
- 具体的な行動:
- 話された意見をキーワードで書き出す。
- 関連する意見をグループ化する。
- 議論の段階（現状分析→原因特定→解決策検討など）を示し、今どこを話しているのかを共有する。
- 決定事項や未解決の課題を明確にリストアップする。
退屈な時間を活用してファシリテーションスキルを磨く
ファシリテーションスキルは、座学だけでなく実践を通じて磨かれていきます。日々の退屈な時間を、意図的にこのスキル習得のための訓練の場に変えてみましょう。
- 小さな会議や打ち合わせで試す: まずは規模の小さいチーム内での打ち合わせや、1対1の会話で、今回ご紹介した基本技術（傾聴、質問、目的確認など）を意識的に実践してみてください。
- 観察と学び: 上手なファシリテーターの会議に参加し、その人の言葉遣い、質問の仕方、場のコントロール方法などを注意深く観察し、学び取ります。
- 関連書籍やオンライン講座で体系的に学ぶ: ファシリテーションに関する書籍やオンライン講座で、基本的な考え方やフレームワークを学ぶことも有効です。理論的な知識は、実践の質を高める基盤となります。
- 自己評価と振り返り: 自分がファシリテーションした会議の後で、「目的は達成できたか」「参加者の意見は十分引き出せたか」「議論は整理されていたか」などを振り返り、次回への改善点を見つけます。可能であれば、信頼できる同僚にフィードバックを求めるのも良いでしょう。
まとめ
退屈に感じていた日常業務の会議や打ち合わせは、ファシリテーションという視点を持つことで、能動的に関わり、自身のスキルを磨くための貴重な機会へと変わります。目的の明確化、雰囲気作り、傾聴、質問、構造化といった基本的な技術を意識して実践することで、議論の質を高めるだけでなく、参加者との信頼関係を築き、チーム全体の生産性向上にも貢献できます。
今日から、ほんの少しファシリテーターとしての意識を持って、日々の業務に臨んでみてください。その小さな一歩が、退屈な時間を自己成長のための有意義な時間へと変える大きな変化を生み出すはずです。